Регламент системы закупок
Регламент определяет и разграничивает функции и ответственность участников закупочного процесса во избежание ошибок, нарушений и внутренних конфликтов
Всероссийский учебно-методический центр в сфере закупок «Аукцион Консалтинг» предлагает услуги по разработке документа «Регламент взаимодействия структурных подразделений в целях планирования, организации и контроля закупочной деятельности» («Регламент системы закупок»), в который могут быть включены:
- инструкции;
- положения (о работе закупочной комиссии, об обосновании начальной (максимальной) цены договора, о планировании закупок, о порядке оценки заявок участников закупки, о заключении договоров и пр.);
- методические рекомендации по организации внутреннего контроля;
- шаблоны документов (вариативные формы документации к способам закупок).
В отличие от Положения о закупке Регламент системы закупок представляет из себя документ, который предельно четко определяет и разграничивает функции и ответственность участников закупочного процесса во избежание ошибок, нарушений и внутренних конфликтов.
Внедрение Регламента системы закупок направлено на минимизацию рисков получения негативного результата, который может выражаться в:
- необоснованно высокой стоимости либо низком качестве закупаемых товаров, работ и услуг;
- сбоях поставок продукции;
- неэффективном расходовании денежных средств при осуществлении закупок продукции;
- в нарушениях законодательства в сфере закупок и закона о защите конкуренции.
Решаемые задачи с помощью Регламента системы закупок:
- Увеличение прибыли за счёт оптимизации бизнес-процессов закупочной деятельности;
- Рациональное определение и планирование потребностей;
- Организация своевременного выбора оптимального предложения требуемой продукции из существующих на рынке (мониторинг рынка);
- Качественное использование имеющихся ресурсов;
- Определение структурных подразделений (уполномоченных должностных лиц), их функций, полномочий и ответственности, а также, установление «точек контроля» их деятельности;
- Определение порядка взаимодействия структурных подразделений, инструменты и сроки выполнения необходимых процедур;
- Определение метода (-ов) контроля;
- Минимизация рисков возникновения конфликта интересов у лиц, участвующих в организации и проведении закупок;
- Эффективная подготовка закупочной документации и организация всех этапов закупочной деятельности (планирование, осуществление закупки, исполнение договора). Определение последовательности процессов и контроль качества их исполнения.